Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website und bei der Kontaktaufnahme.

1. Verantwortlicher

Bahatin Topal · TOPAL Heizung + Sanitär
Emschermulde 7
45891 Gelsenkirchen
Deutschland
Telefon: +49 2325 9080296
E-Mail: info@heizungsanitaertopal.de

2. Hosting und Serverprotokolle

Diese Website und die E-Mail-Postfächer werden über die united-domains GmbH, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg, Deutschland, betrieben. Beim Abruf können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, HTTP-Methode, Referrer, Statuscode und Browserinformationen verarbeitet werden.

Zwecke sind die Auslieferung der Website, die Systemsicherheit, die Fehleranalyse und die Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webangebot). united-domains gibt für Apache-Zugriffsprotokolle eine Speicherdauer von 14 Tagen an. Für weitere, im konkreten Tarif eingesetzte Protokolle können andere Fristen gelten. Weitere Informationen: united-domains Datenschutzinformationen.

Administration und Sicherheitsprotokoll: Für den geschützten Verwaltungsbereich erfassen wir bei Anmeldung, Sicherheitsvorgängen und Änderungen an Einstellungen Zeitstempel, Benutzerkonto, Art der Aktion und den verwendeten Browsertyp. Zur Abwehr von Missbrauch wird zusätzlich die IP-Adresse verschlüsselt im nicht öffentlich zugänglichen Administrationsspeicher abgelegt und maximal 14 Tage angezeigt. Sie wird spätestens beim nächsten Aufruf oder Schreibvorgang des Protokolls nach Ablauf dieser Frist aus der neuen Protokolldatei entfernt; bei längerer Inaktivität kann die technische Löschung später erfolgen. Ereigniseinträge werden auf dieselbe Weise nach 90 Tagen entfernt. Zugriff auf das Protokoll erhalten ausschließlich Super-Administratoren. Zweck und Rechtsgrundlage sind die Absicherung der Administration und die Untersuchung unberechtigter Zugriffe gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolle aus älteren Versionen enthalten statt der Klartext-IP nur Prüfsummen und müssen gesondert hinsichtlich ihrer Aufbewahrung geprüft werden.

3. Auftragsverarbeitung und Empfänger

Mit united-domains ist eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Je nach Hosting- oder E-Mail-Produkt können technische Unterauftragnehmer, darunter die Infrastruktur von IONOS, eingebunden sein. Für Details zu Unterauftragnehmern und etwaigen Datenübermittlungen in Drittländer gelten die vertraglichen Vereinbarungen und die Angaben des Dienstleisters.

Daten werden außerdem nur übermittelt, wenn dies zur Bearbeitung einer Anfrage oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Eine Weitergabe für fremde Werbezwecke erfolgt nicht.

4. Kontaktanfragen, E-Mail und Telefon

Bei der Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihren Namen, die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, gegebenenfalls Ihre Anschrift und den Inhalt Ihrer Anfrage. Für allgemeine Kontakt- und Online-Service-Anfragen genügt ein Kontaktweg (E-Mail oder Telefon). Für Terminanfragen ist eine E-Mail-Adresse erforderlich, um Zusagen und Absagen elektronisch zu übermitteln; die Telefonnummer ist dort freiwillig. Freiwillig können Bilder und PDF-Dateien angehängt werden. Das Formular übermittelt diese Daten per E-Mail an info@heizungsanitaertopal.de. Zusätzlich werden ab Aktivierung dieser Version Kundenanfragen mit Kontaktdaten, Formularantworten, Bearbeitungsstatus, internen Bearbeitungsnotizen und gegebenenfalls Anhängen verschlüsselt in einem nicht öffentlich erreichbaren Speicher außerhalb des Website-Verzeichnisses abgelegt. Nur berechtigte Mitarbeiter mit persönlichem Konto und Zwei-Faktor-Authentifizierung können die Anfragen zur Bearbeitung einsehen. Das Löschen der Anfrage im Administrationsbereich entfernt die gespeicherte Kopie und die dort gespeicherten Anhänge, nicht jedoch automatisch die versandten E-Mails oder Sicherungskopien.

Je nach Einstellung des Formularsystems kann eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden. Dies ist keine Auftragsannahme.

Rechtsgrundlage bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anliegen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung eingehender Nachrichten). Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne die erforderlichen Angaben kann die Anfrage nicht bearbeitet werden.

Bei unseren Online-Services „Heizungs- und Wärmepumpencheck“, „Reparatur melden“ und „Bad planen“ verarbeiten wir zusätzlich Ihre Angaben zu Gebäude, vorhandener Heiztechnik, Störungen, Reparaturadresse oder geplanten Badarbeiten. Diese Angaben nutzen wir ausschließlich zur Prüfung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Eine automatische Prüfung der technischen Eignung findet nicht statt. Foto- und PDF-Uploads sind je Service nur möglich, wenn sie freigeschaltet sind.

5. Datei-Uploads und Aufbewahrung

Bei hochgeladenen Fotos oder PDF-Dokumenten werden die Dateien zur Übermittlung und Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Technisch können während des Hochladens vorübergehende Serverdateien entstehen. Anhänge werden zusammen mit der Anfrage-E-Mail übermittelt.

Anfragen und E-Mails werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, vertraglichen Erfordernisse oder berechtigten Gründe zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen entgegenstehen. Die konkrete Aufbewahrungsdauer hängt von Art und Verlauf der Anfrage ab.

5a. Verwaltung, Seiteneditor und Datensicherungen

Zur Bearbeitung von Anfragen werden die in Abschnitt 4 beschriebenen Daten in einem geschützten, verschlüsselten Speicher abgelegt. Der Administrationsbereich ermöglicht die manuelle Löschung einzelner Anfragen einschließlich der dort gespeicherten Anhänge. Dies löscht keine bereits versandten E-Mails oder vorhandenen Sicherungskopien. Eine automatische Löschung der verschlüsselt gespeicherten Website-Anfragen und Anhänge ist standardmäßig deaktiviert. Ein Administrator kann nach rechtlicher Prüfung eigene Fristen je Anfrageart einstellen und die automatische Löschung aktivieren. Laufende Anfragen und Fälle ohne eindeutig festgelegte Frist werden nicht automatisch gelöscht. Bereits versandte E-Mails und Sicherungen werden davon nicht erfasst. .

Zur Wiederherstellung bei Datenverlust können verschlüsselte Komplettsicherungen in einer MySQL-/MariaDB-Datenbank und in einem nicht öffentlich zugänglichen Sicherungsverzeichnis abgelegt werden. Die Sicherungen können auch personenbezogene Anfragen, Anhänge, Mitarbeiterkonten, Konfigurationen und hochgeladene Fotos enthalten. Der Wiederherstellungsschlüssel wird für das Entschlüsseln benötigt. Eine automatische Löschfrist für diese Sicherungsstände ist derzeit nicht eingerichtet. Nicht mehr benötigte Sicherungen müssen daher gesondert entfernt werden; auch externe Kopien sind zu berücksichtigen. Das Berechtigungskonzept beschränkt die Sicherungsverwaltung auf besonders befugte Administratoren. Rechtsgrundlage der technisch notwendigen Datensicherung und Administration ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit keine vorrangige gesetzliche Pflicht oder andere Rechtsgrundlage gilt.

Bearbeitete Website-Texte, Bildpfade, Bild-ALT-Texte und Änderungen können im Seiteneditor mit einer Historie der letzten fünf Versionen gespeichert werden. Bei veröffentlichten Bildern können darin auch personenbezogene Bildinformationen erhalten bleiben. Für die Bearbeitung dieser Inhalte werden Nutzerkonto und Änderungszeitpunkt erfasst.

6. Technisch notwendige Sitzungsdaten und Einwilligungseinstellungen

Für den Schutz der Formulare (z. B. CSRF-Schutz, Missbrauchsprävention und Rückmeldungen zum Versand) wird die technisch notwendige PHP-Sitzungskennung topal_site ausschließlich auf Formularseiten neu gesetzt. Dazu gehören auch die Startseite mit Kontaktformular, Kontakt, freigeschaltete Online- und Terminanfrageformulare sowie die Objektanfrage für Hausverwaltungen und Gewerbe. Auf reinen Informationsseiten ohne bestehende Sitzung wird kein neues topal_site-Cookie gesetzt. Das Sitzungscookie ist für die Dauer der Browsersitzung vorgesehen; serverseitige Sitzungsdaten können gemäß der Hostingkonfiguration länger vorgehalten werden. Rechtsgrundlage einer damit verbundenen Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für unbedingt erforderliche Zugriffe auf Endeinrichtungen gilt § 25 Abs. 2 TDDDG.

Die Entscheidung über Google Maps wird unter dem Schlüssel topal_consent_v2 lokal in Ihrem Browser gespeichert, einschließlich der Entscheidung und des Zeitpunkts. Sie bleibt grundsätzlich bis zum Löschen der Browserdaten oder bis zu einer neuen Entscheidung erhalten und kann jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ geändert werden.

Bei Objektanfragen von Hausverwaltungen und Gewerbekunden verarbeiten wir außerdem Firmenname, Ansprechpartner, Anfrageart, Objektanzahl, Anzahl der Einheiten, Postleitzahlen der Objekte, Nachricht sowie gegebenenfalls hochgeladene Unterlagen. Die Angaben werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit vorvertraglich erforderlich; ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bitte keine unnötigen personenbezogenen Daten von Mietern in Objektlisten oder Fotos übermitteln.

Die optionale mobile Kontaktleiste öffnet WhatsApp (Meta) erst nach einem bewussten Klick auf den externen Link. Die Schaltflächen-Zählung speichert ausschließlich tägliche Summen, keine IP-Adressen oder Nutzerkennungen. .

7. Google Maps

Interaktive Karten des Anbieters Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Vor Zustimmung bleibt die Karte deaktiviert. Beim Laden können IP-Adresse, technische Nutzungsdaten und gegebenenfalls Cookie-Informationen an Google übermittelt werden. Dabei kann es zu einer Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kommen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit auf Informationen Ihres Endgeräts zugegriffen wird. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Weitere Informationen: Google-Datenschutzhinweise.

8. Externe Links

Bei einem Klick auf externe Links, beispielsweise zu Google Maps außerhalb unserer Website oder zur Handwerksordnung, verlassen Sie unser Angebot. Für die Datenverarbeitung auf den verlinkten Websites ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

9. Rechte betroffener Personen

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die vorherige Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@heizungsanitaertopal.de.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

11. Keine Webanalyse und keine automatisierten Entscheidungen

Nach dem derzeit eingesetzten Website-Code werden weder Google Analytics noch ein Newsletter-Dienst betrieben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ist für Websiteanfragen nicht vorgesehen.

12. Terminanfragen und Benachrichtigungen

Nur wenn die Termin-Anfragefunktion durch uns freigeschaltet ist, können Sie einen unverbindlichen Terminwunsch übermitteln. Hierfür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, eine freiwillig angegebene Telefonnummer, gewünschtes Datum und Tageszeit, Anliegen, Einsatzort sowie freiwillige Angaben zur Koordination. Der Termin ist erst nach unserer ausdrücklichen Bestätigung verbindlich abgestimmt. Die Anfrage wird wie andere Kontaktanfragen verschlüsselt im geschützten Verwaltungssystem gespeichert und per E-Mail an uns zugestellt. Nach einer Zusage oder Absage benachrichtigen wir Sie per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kontaktaufnahme); bei sonstigen Anfragen ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Freiwillige Foto-Vorstellung von Inhaber und Team

Wenn der Bereich „Über TOPAL“ aktiviert ist, werden von uns selbst bereitgestellte Porträt- und gegebenenfalls Teamfotos sowie bestätigte biografische Angaben öffentlich angezeigt. Vor der Veröffentlichung dokumentieren wir die erforderlichen Nutzungsrechte und die Einwilligung erkennbarer Personen. Rechtsgrundlage für die personenbezogene Fotoveröffentlichung ist, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf kann an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden. Die Bilder sind lokal eingebunden; bei einer Entfernung aus dem Adminbereich werden nicht mehr verwendete Bilddateien vom Website-Server gelöscht. Bereits bei Besuchern oder Suchdiensten zwischengespeicherte Kopien können von uns nicht unmittelbar gelöscht werden.

14. Stand

Oktober 2026.

Statisch dargestellte Google-Bewertungen

Sofern wir den Bewertungsbereich aktivieren, zeigen wir manuell ausgewählte Auszüge aus Google-Bewertungen mit gekürztem Anzeigenamen (Vorname und Initial), Bewertungsdatum, Sternezahl und gegebenenfalls Link zur Originalbewertung. Die Informationen werden auf unserem Server gespeichert und bei Seitenaufruf ohne Google-Widget, Google-API oder sonstige direkte Verbindung zu Google ausgeliefert. Erst wenn Sie einen Google-Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und Google kann eigene Daten verarbeiten. Die Verarbeitung der angezeigten, ggf. personenbezogenen Angaben erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Information über echte Kundenrückmeldungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vor einer Veröffentlichung werden Rechte und erforderliche Informationen geprüft.